Ein Mitarbeiter sucht einen Raum über das Buchungsformular. Neben Raum, Datum und Uhrzeit wählt er Dienste aus — z.B. Beamer aufstellen oder Catering vorbereiten. Jeder gewählte Dienst erzeugt automatisch eine Aufgabe für die zuständige Person.
Jeder Dienst erzeugt automatisch eine Aufgabe
Jeder Dienst ist mit einer Aufgabe aus dem Aufgabengliederungsplan verknüpft. Das System löst über diese Verknüpfung automatisch auf, wer zuständig ist: Dienst → Aufgabe → Stelle → Mitarbeiter. Für jeden gewählten Dienst wird ein Aufgabenschritt erstellt und die zuständige Person per Benachrichtigung und E-Mail informiert.
Die zuständigen Mitarbeiter sehen die Aufgaben in ihren Meldungen. Über den Link gelangen sie zur Aufgaben-Detailseite, wo sie die Aufgabe bestätigen und als erledigt markieren können.
Ihnen wurde eine Aufgabe im Prozess "Teammeeting Hauptamt" zugewiesen: Beamer aufstellen
Ihnen wurde eine Aufgabe im Prozess "Teammeeting Hauptamt" zugewiesen: Catering vorbereiten
Sobald alle Aufgaben erledigt sind, wird die Buchung automatisch als abgeschlossen markiert. Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung, dass alles vorbereitet ist.
Alle Aufgaben für Ihre Buchung "Teammeeting Hauptamt" wurden erledigt.
Aufgaben sind der Kern jeder Kommune. Der Produktrahmen gibt die Struktur vor — gegliedert in Produkte und Leistungen. Ihre Kommune ergänzt darunter die konkreten Aufgaben.
Ihre Kommune ist in Abteilungen gegliedert — vom Hauptamt bis zum Ordnungsamt. Die hierarchische Struktur bildet die reale Organisation ab.
Jede Abteilung hat Stellen (z.B. Sachbearbeiter, Amtsleitung). Stellen definieren den Arbeitsumfang — welche konkreten Aufgaben dazugehören, ergibt sich erst durch die Aufgabenzuordnung.
Aufgaben werden Abteilungen zugeordnet. Das definiert, welche Abteilung für welche Verwaltungsleistung zuständig ist.
Innerhalb der Abteilung werden Aufgaben auf Stellen verteilt. So ist klar, welche Position welche Aufgabe bearbeitet.
Mitarbeiter werden Stellen zugewiesen. So weiß das System, wer welche Aufgaben übernehmen kann — und kann Aufgaben automatisch der richtigen Person zuteilen.
Das Zusammenspiel aller Zuordnungen ergibt eine durchgängige Kette: Von der Aufgabe über die Abteilung und Stelle bis zum Mitarbeiter. Dadurch kann das System automatisch erkennen, wer für eine Aufgabe zuständig ist — ohne dass es jemand manuell zuweisen muss.
In Ihrem Profil verwalten Sie Ihre persönlichen Daten selbst. Ihre Personalabteilung pflegt die dienstlichen Daten — Sie bestimmen über Ihr Foto, Ihren Anzeigenamen und ob Ihr Geburtstag geteilt wird.
Passen Sie die Anwendung an Ihre Bedürfnisse an: Wählen Sie ein Design, Ihre Sprache, die Schriftgröße und ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten.
Erstellen Sie Umfragen für Ihr Team oder nehmen Sie an zugewiesenen Umfragen teil. Verschiedene Fragetypen stehen zur Verfügung — die Ergebnisse können auch anonym ausgewertet werden.
Der Geburtstagskalender zeigt Ihnen anstehende Geburtstage — aber nur von Kolleginnen und Kollegen, die ihren Geburtstag ebenfalls teilen. Wer nicht teilt, sieht auch keine Geburtstage anderer.
Sie können zwischen Kalender- und Listenansicht wechseln
Nur sichtbar, wenn Sie selbst Ihren Geburtstag teilen
Sie haben jederzeit volle Transparenz über Ihre gespeicherten Daten. In Ihrem Profil sehen Sie alle Kategorien und können Ihre Daten als Datei herunterladen — gemäß DSGVO Art. 15 und 20.
Die Hilfe-Seite bietet Ihnen einen zentralen Anlaufpunkt mit vier Bereichen: häufige Fragen (FAQ), Dokumentation zu jeder Funktion mit Video-Hinweisen, interaktive Schulungen wie diese hier, und ein Kontaktformular für direkten Support. Video-Tutorials sind als nächstes geplant.
Die Hilfe-Seite wird kontinuierlich erweitert. Im nächsten Modul erfahren Sie mehr über geplante Funktionen und die Zukunft der Plattform.
Die Raumbuchung ist der erste digitale Prozess — aber die Prozess-Engine kann beliebige Arbeitsabläufe abbilden. Viele weitere Prozesse sind in Planung und werden schrittweise eingeführt.
Die Prozess-Engine ist flexibel — jeder Arbeitsablauf Ihrer Verwaltung kann digital abgebildet werden.
Interne Kommunikation wird einfacher: Die Verwaltungsleitung, der Personalrat oder Abteilungsleitungen können über Blogs ihr Team informieren. Wichtige Bekanntmachungen erreichen gezielt die richtigen Personen.
Interne Veranstaltungen planen, Teilnehmer einladen und Räume direkt mitbuchen. Offene Stellen intern ausschreiben und Bewerbungen digital verwalten.
Geschützte Bereiche für Verwaltungsleitung, Personalrat oder einzelne Abteilungen — mit eigenen Dokumenten und Informationen. Das Schulungssystem, das Sie gerade nutzen, wird weiter ausgebaut.
Das Schulungssystem, das Sie gerade nutzen, wird erweitert: weitere Kurse, Videoinhalte und interaktive Module für Ihre Verwaltung.
Digitale Sicherheitsunterweisungen ersetzen Papierlisten und manuelles Nachverfolgen. Mitarbeiter absolvieren Pflichtschulungen zu Brandschutz, Erste Hilfe, Arbeitsschutz, Datenschutz und KI direkt in der Plattform — und erhalten automatisch Zertifikate als Nachweis.
Nach Abschluss einer Unterweisung oder eines Kurses erhalten Mitarbeiter automatisch ein digitales Zertifikat. Diese Nachweise werden im Profil gespeichert und können jederzeit heruntergeladen werden.
Alle Unterweisungen werden digital dokumentiert und nachverfolgt. Fälligkeiten und Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Pflichtschulung vergessen wird.
Schnittstellen zu Landesbehörden und Fachverfahren werden schrittweise angebunden. Und das Wichtigste: Ihre Wünsche und Anforderungen bestimmen mit, welche Funktionen als Nächstes kommen.
Die Plattform wächst mit Ihren Anforderungen. Teilen Sie uns Ihre Wünsche mit — gemeinsam gestalten wir die digitale Verwaltung von morgen.
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